Werk AAN je bedrijf, niet IN je bedrijf: zo bouw je een systeem dat voor jou werkt

Veel KMO’s draaien op de energie van de zaakvoerder. Het gevaar? Jij wordt de bottleneck. De agenda zit vol uitvoering, marketing gebeurt ad-hoc en winst is onvoorspelbaar. De oplossing: werk AAN je bedrijf. Bouw een systeem dat je team en partners laat draaien – ook als jij even niet beschikbaar bent.

1) De switch: van uitvoerder naar architect

De uitvoerder “doet het werk”. De architect ontwerpt het werk: duidelijke diensten, strakke processen, de juiste mensen op de juiste plek en eenvoudige rapportering. Die rol hoort bij de zaakvoerder.

Waarom die switch rendeert

• Schaalbaarheid: niet elk project start vanaf nul

• Kwaliteit: minder fouten, hogere klanttevredenheid

• Rust: jij focust op strategie en verkoop i.p.v. brandjes blussen

2) Standaardiseer je kern: 80/20 van je diensten

Identificeer de 20% diensten die 80% van je omzet/marge leveren. Maak voor elk:

• Scope & belofte: wat krijgt de klant, tegen wanneer, aan welke prijs?

• SOP (Standard Operating Procedure): heldere stappen + checklist

• Templates: offerte, planning, oplevermail, FAQ, feedbackformulier

Tip: begin met je bestverkopende dienst. Documenteer één dag lang precies wat je doet – dat is je eerste SOP.

3) Automatiseer repetitie (zonder over-engineeren)

Start “lean” met automatisaties op 3 punten:

1. Leads → intake: webformulier ⇒ automatisch bedankbericht + interne notificatie

2. Offerte → opvolging: offerte-template ⇒ automatische herinnering na 3 en 7 dagen

3. Project → nazorg: opleverchecklist ⇒ review-/referentie-verzoek + upsellcheck

Hou het simpel: minder klikken, minder kopiëren-plakken, meer consistentie.

4) Delegeer naar experten (beter én winstgevender)

Alles wat niet je kernexpertise is, gaat naar iemand die er beter in is: uitvoering, administratie, boekhouding, design, advertising, copy, video, web.

• Regel 1: jij bewaakt de standaard (SOP + KPI’s), niet elke handeling.

• Regel 2: stuur op resultaat, niet op “uren volmaken”.

• Regel 3: begin met een duidelijk pakket: scope, timing, prijs en quality bar.

5) Meet 5 kerncijfers, elke week

1. Leads

2. Conversie naar klant

3. Gemiddelde orderwaarde

4. Marge per project

5. Doorlooptijd/bezettijdEen simpel dashboard volstaat. Zonder meting is er geen verbetering.

6) Maandelijks verbeteren: 1 bottleneck per keer

• Kies het grootste knelpunt (bv. te trage offertes)

• Ontleed de oorzaak (wie/wat/wanneer)

• Pas SOP/automatisatie aan

• Test 30 dagen

• HerhaalKleine, consequente verbeteringen stapelen op tot grote winst.

7) Voorbeeldscenario (lokale aannemer)

• Probleem: offertes lopen 2 weken achter → klanten haken af

• Actie: intakeformulier + automatische samenvatting, offerte-template met vaste modules, herinneringsflow na 3 en 7 dagen

• Delegatie: junior meet werk op, expert maakt offerte m.b.v. modules

• Resultaat (8 weken): doorlooptijd −50%, conversie +18%, minder stress

8) Snelle start in 7 stappen

1. Blokkeer wekelijks 90 min CEO-tijd

2. Kies 1 kernproduct en documenteer de ideale flow

3. Maak 1 SOP + checklist

4. Zet 1 mini-automatisatie op (intake of opvolging)

5. Delegeer 1 taak aan een expert

6. Bouw een eenvoudig KPI-dashboard

7. Plan een maandelijkse meeting

Slot

Wanneer jij AAN je bedrijf werkt, wordt groei voorspelbaar en winst gezonder. Wil je dit versnellen? One Man Agency helpt jou graag verder om alles te optimaliseren.